Tietosuoja

Tietosuojaseloste

Tämä on UrAVa ry:n (Etelä-Pirkanmaan yhteinen yhdistys: Akaa, Urjala, Valkeakoski) PoVer -hankkeen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

Laadittu 18.5.2020. Viimeisin muutos 2.2.2022

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin ylläpitäjänä toimii seuraava taho:

UrAVa ry

Y-tunnus: 2884793-2

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

UrAVa ry

Sara Tuomola, UrAVa ry pj

puh. 045 678 7078

sara.tuomola@gmail.com

3. Rekistereiden käyttäjä

UrAVa ry:n PoVer -hanke (ESR)

Yhteyshenkilö

Kaisa Lahtinen, hankepäällikkö

p. 044 244 7347

kaisa.lahtinen@poverhanke.fi

4. Rekisterit

UrAVa ry:n ja PoVer -hanke pitää rekistereitä hankkeen palveluiden piiriin kuuluvilta henkilöasiakkailta, yrityksiltä sekä sidosryhmiltä.

EURA2014 - EUn rakennerahastojen hallintajärjestelmän tietosuojakäytäntö

a) UrAVa ry:n PoVer -hankkeen henkilöasiakasrekisterit

PoVer -hanke ylläpitää asiakasrekisteriä henkilöasiakkaista, joita käsittelee ainoastaan hankkeen asiakastyötä tekevät henkilöt sekä ne, joille se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi, eli Ohjaamoissa työskentelevät tahot. Henkilöasiakasrekisterit liittyvät hankkeessa asioiviin henkilöihin Ohjaamoissa. Hankkeessa Ohjaamoissa henkilöasiakkaista kerätään aloitus- ja lopetuslomakkeet, jotka tallennetaan ESR-henkilöjärjestelmään, jonne hanketyöntekijät kirjautuvat vahvalla tunnistautumisella. Aloitus- ja lopetuslomakkeet säilytetään lukollisessa arkistossa. ESR-henkilöjärjestelmään pääsy on vain PoVer -hankkeen työntekijöillä. Asiakastietojen kerääminen perustuu asiakkaan suostumukseen.

Hankkeen henkilöasiakkaiden henkilötietojen keräämisestä rekisteriin kerrotaan tarkemmin ESR-hankkeeseen osallistuvien henkilöiden TEM:n rekisteri- ja tietosuojaselosteessa.

ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa jäsenmaalle oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteutumisen seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Osallistujista rekisteröityjä tietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muihin tarkoituksiin. Osallistuva henkilö antaa lomakkeella allekirjoituksellaan nimenomaisen suostumuksensa tietojen keräämiseen ja tallentamiseen. Osallistujalla on lomaketta täyttäessään oikeus tiettyjen arkaluonteisten kysymysten kohdalla valita vastausvaihtoehto 'en halua vastata'. EU:n komissio edellyttää dokumentointia myös tietojen keräämisyrityksestä eli tilanteissa joissa osallistuva henkilö ei halua vastata lomakkeessa asetettuihin kysymyksiin, jolloin siis tietoja ei saada osallistujalta. Koska myös tietojen keräämisyritykset on raportoitava, on lomakkeet säilytettävä asianmukaisesti myös hankkeen toteuttajan toimesta hanketta koskevan säilyttämisajan.

ESR -asetuksessa (EU 1304/2013) on määritelty, mitä tietoja tulee kerätä kaikista ESR -toimiin osallistuneista. Kaikista ESR -toimenpiteisiin osallistuvista henkilöistä tulee olla käytettävissä seuraavat tiedot: sukupuoli, työllisyystilanne, ikä, koulutus ja kotitalouden tilanne. Jos kaikkia näitä tietoja ei saada, ei henkilöstä voida raportoida EU:n komissiolle mitään muitakaan tietoja.

PoVer-hanke hallinnoi kahta erillistä internetsivustoa: hankkeen oma sivusto www.poverhanke.fi sekä kesä- ja muiden työtehtävien viestintään hyödynnettävä www.duuniakoskista.fi sivusto.

Sivustoille ei tarvitse rekisteröityä käyttääkseen palvelua. IP-osoitteita ei tallenneta erikseen, mutta niiden lukuja voidaan käyttää Google Analytics -ohjelman kautta tehtävään toiminnan tarkasteluun ja raportointiin. Lukujen avulla seurataan kävijämäärää ja käyttäytymistä verkkosivuilla.

PoVer -hankkeen internet-sivuilla www.poverhanke.fi on yhteydenottolomake. Mikäli käyttäjä jättää viestin yhteydenottolomakkeella, vaaditaan nimi ja sähköpostiosoite. Sähköpostin avulla viestiin voidaan vastata. Yhteydenottolomakkeen käyttäminen on vapaaehtoista.

PoVer-hankkeen internet-sivuilta www.poverhanke.fi voi myös tilata hankkeen uutiskirjeen, jolloin kerätään sähköpostiosoite uutiskirjeen lähettämistä varten. Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista. Pelkkä yhteydenottolomakkeen tai uutiskirjeen täyttäminen ei edellytä hankkeeseen osallistumista, eikä näin ollen täytetä aloitus- eikä lopetuslomakkeita.

b) yritys- ja sidosryhmärekisterit

PoVer -hankkeessa tehdään yritysyhteistyötä, ja yrityksistä jotka ovat hankkeen toiminnassa mukana, kirjataan tietoja ESR-seurantalomakeille: nimi, Y-tunnus ja yrityksen organisaatiotyyppi. Yrityksistä etsitään työpaikkoja, joista luodaan työpaikkarekisteri kuntien työllisyydenhoidon käyttöön.Yritys- ja työpaikkatietoja käsittelee hankkeen työntekijät sekä tietoja voi yritysasiakkaan suostumuksella käyttää yhteistyössä hankkeen toiminta-alueen kunnat, eli Urjalan, Akaan ja Valkeakosken yritysten kanssa työskentelevät tahot sekä elinkeino-, yritys- että työllisyyspalveluissa. Tietoja ei luovuteta ilman käyttäjän lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla. ESR -asetuksessa (EU 1304/2013) on määritelty, mitä tietoja tulee kerätä kaikista ESR -toimiin osallistuneista. Nämä tiedot kirjataan ESR-seurantaraportille.

PoVer -hanke pitää osallistujarekisteriä sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvista tahoista. Tahoihin kuuluvat kolmen kunnan kuntatoimijat eri organisaatioista, Valkeakosken ammattiopisto, yhdistykset, seurakunta, poliisi ja muut tarpeelliseksi hankkeen toteutumisen kannalta katsottavat tahot, esim. toiset hankkeet.

PoVer -hankkeessa voidaan järjestää koulutuksia henkilöasiakkaille, yrittäjille sekä Ohjaamoiden työntekijöille, jolloin kerätään osallistujalistat. Osallistujalistat kerätään myös Avoimessa Ohjaamossa. Henkilöasiakkailta kerätään koulutuksissa tai valmennuksissa myös hankkeen aloitus- ja lopetuslomakkeet, jotka tallennetaan ESR-henkilöjärjestelmään. ESR -asetuksessa (EU 1304/2013) on määritelty, mitä tietoja tulee kerätä kaikista ESR -toimiin osallistuneista.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

- henkilön suostumus

- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on asiakassuhteen hoitaminen, organisaation toimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen ja tuotanto, mukaan lukien tapahtumien järjestäminen. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan.

6. Rekisterin tietosisältö

Henkilöasiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), koulutus- ja työtiedot, sekä muut tarvittavat asiakassuhteeseen liittyvät tiedot.

Yritysrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet ja muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten piilo-, osa-aika- ja työkokeilupaikkojen tallennus.

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.

Tiedot poistetaan kuitenkin viimeistään 10 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkailta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Yritystietoja voidaan julkaista organisaation tarjoamissa palveluissa (esimerkiksi työpaikka- ja yritysrekisterit).

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU-/ETA -maiden ulkopuolelle. Yksittäisissä tapauksissa yhteystietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille.

Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

9. Tarkastus- ja korjausoikeus, sekä oikeus tietojen poistamiseen

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä ja tarvittaessa vaatia niiden poistamista tai siirtoa järjestelmästä toiseen. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisteiden suojaus

Pääsy rekistereiden tietoihin on vain niillä, joilla se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi. Tiedot tallennetaan organisaation omaan rekisteriin ja niitä ylläpitävät PoVer-hankkeen työntekijät. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ovat saatavilla osoitteessa: www.tietosuoja.fi/yhteystiedot